Liikematkustuksen huolenpitovelvoitteen kompastuskivet – onko sinun yrityksesi varautunut näihin?

Liikematkustaminen lisääntyy sekä maailmanlaajuisesti että Suomessa. Global Business Travel Association(GBTA) ennusti elokuussa Suomen euromääräisen kasvun yltävän jopa 8,9 prosenttiin, kun vastaava globaali keskitaso on 4,8 % vuosina 2018-2023. Näin ollen myös liikematkustajien ja matkustuskertojen määrä oletettavasti kasvaa.

Työnantajan huolenpitovelvoitteen (duty of care) näkökulmasta lisää haasteita tuo myös teknologinen kehitys, luonnonkatastrofien ja terrorismin uhka, juridinen säännöstely sekä liikematkustajien muuttuneet käyttäytymismallit ja odotukset. Näistä haasteista keskustelimme yhdessä EY:n järjestämässä Lyhytaikaisen liikkuvuuden erityiskysymykset -seminaarissa, mihin SAP Concur oli kutsuttu puhumaan 4.2.2020.

Mitä työnantajan huolenpitovelvoite tarkoittaa?

Työnantajan huolenpitovelvoite sisältää laajan vastuukentän. Usein velvoitteella käsitetään suppeasti vain fyysinen (työ)turvallisuus, millä tarkoitetaan sitä, että työ(nteko)paikan tulee olla turvallinen ja ulkomaille matkustettaessa on oltava huolissaan terrorismista, kidnappauksista ja tsunameista. Käytännössä työntekijät asettavat itsensä ja yrityksensä kuitenkin alttiiksi myös esimerkiksi henkilövero-, yritysvero-, sosiaaliturva-, maahanpääsy- tai sairastumisriskille matkustaessaan. Kaikki tämä vain sen vuoksi, että työmatkaa suunniteltaessa ei ole osattu tai pystytty riittävästi huomioimaan puuttuvan passin, viisumin, rokotteen tai A1 -lomakkeen vaikutuksia maahanpääsyyn. Tämä voi pahimmillaan johtaa koko työsuorituksen estymiseen ja siten merkittäviin taloudellisiin vahinkoihin. Työnantajan kannalta Duty of carea ajateltaessa onkin perimiltään kyse siitä, miten pystytään parhaiten ennakoimaan ja varautumaan siihen, ettei työnsuorittaminen esty eikä siitä seuraa muuta vahinkoa yritykselle tai työntekijälle.

Yrityksen huolenpitovelvoitetta tarkasteltaessa on myös huomioitava nykypäivän työvoiman olettamus siitä, että käytössä olevat työkalut tukevat heitä omien toiveidensa mukaisesti ja mahdollistavat saumattoman mobiilikäytön sekä automaattisesti tekevät ehdotuksia heidän liikematkustustarpeeseensa liittyen. Siten käyttökokemus määrittää hyvin vahvasti sen, mitä ratkaisua työntekijät suostuvat työssään aktiivisesti käyttämään ja kenen palvelukseen työmarkkinoilla halutaan. Toisaalta työnantajan vastuuta hankaloittaa myös se, että työntekijät olettavat työnantajan vastaavan heistä jopa silloin, kun he ovat varanneet työmatkansa yrityksen ohjeistamien virallisten varauskanavien ulkopuolelta tai kun he oma-aloitteisesti yhdistävät henkilökohtaisen lomamatkan työmatkansa yhteyteen.

Oikeat työkalut tarjoavat tukea yhteistyöhön ja läpinäkyvyyteen

Samalla kuitenkin tosiasia on, että yrityksissä huolenpitovelvollisuuden toteuttaminen on hajautunut hyvin monen eri organisaation kesken erillisiin siiloihin, jotka eivät aina keskustele keskenään eivätkä yrityksen käytössä olevat työkalutkaan tue saumatonta yhteistyötä ja viestintää. Jos käytössä ei ole seminaarissamme esitellyn tapaista SAP Concurin ja EY:n yhdessä tarjoamaa, samassa alustassa tapahtuvaa matkojen suunnittelua, työntekijöiden neuvomista, matkojen hyväksymistä, matkanvaraamista ja matkalaskun tekemistä kattavaa ratkaisua, kokonaiskuvan ja end-to-end -palveluketjun rakentaminen on haastavaa. Usein huomio kiinnitetään vain matkustavan henkilökunnan tarpeisiin, ja muu henkilöstö jää vastuunkannon ”välimaastoon”. Tällöin ei kuitenkaan huomioida matkanvaraustyökalun ulkopuolella tehtyjä varauksia (tutkimuksen mukaan 35 % varaa työmatkansa mieluummin suoraan muualta), maassa olevia expatteja tai muuta paikallista henkilökuntaa ja heidän sijaintiaan, ovatpa he sitten kotitoimistolla, työmatkalla kotimaassa, toimistolla tai kenties käymässä asiakkaalla.

Joko sinun yrityksesi on ajan tasalla työmatkoihin liittyvien velvoitteiden osalta?

Mikko Nikunen:

Miten liikematkustukseen liittyvät velvoitteet muuttuvat uuden EU-direktiivin myötä?

Liikematkustajiin ja heidän työnantajiinsa on viimevuosina kohdistunut lisääntyviä compliance-velvoitteita. Syitä ovat erityisesti poliittiset trendit kotimarkkinan suojaamisesta ulkomaista halvempaa työvoimaa vastaan ja toisaalta kasvaneet paineet valtion kassan rahoittamiseen. Ulkomaisille yrityksille ja heidän työntekijöilleen on myös poliittisesti helpompi asettaa raportointi- ja veron maksuvelvoitteita kuin kotimaisille toimijoille.

Lähetettyjä työntekijöitä koskeva EU-direktiivi voimaan ensi kesänä

Liikematkustamiseen liittyvien velvoitteiden hoitaminen tulee olla korkealla myös jokaisen suomalaisen globaalisti toimivan yrityksen agendalla. Aihe on erityisen ajankohtainen nyt, kun EU:n uusi lähetettyjä työntekijöitä koskeva direktiivi tulee voimaan kansallisessa lainsäädännössä 31.7.2020 mennessä. Kyseinen direktiivi on jo aikaisemmin velvoittanut yritykset ilmoittamaan lyhytaikaisesti toisessa maassa työskentelevästä työntekijästä paikalliselle viranomaiselle. Useassa jäsenvaltiossa nämä velvoitteet koskevat jokaista maassa lyhytaikaisesti työskentelevää työntekijää, joissakin maissa raportointivelvoitteet koskevat vain esimerkiksi työmatkoja, jotka ylittävät tietyn päivärajan, mm. 5 päivää, tai vain tiettyjä laissa määriteltyjä työmatkoja.

30.7.2020 voimaan saatettavan direktiivin ehkä suurin muutos nykytilaan verrattuna on se, että direktiivi vaatii lähetetylle työntekijälle maksettavan vastaavaa palkkaa kuin samaa tehtävää tekevälle kotimaiselle työntekijälle maksettaisiin. Aiemmin direktiivi edellytti vain minimipalkkasäännösten noudattamista. Suomessahan jo tällä hetkellä yleissitovat työehtosopimukset tulevat sovellettavaksi myös ulkomaisten työntekijöiden osalta, mutta direktiivi tulee myös täsmentämään sitä, minkälaista palkkaa ulkomaiselle lähetetylle työntekijälle maksetaan silloin, kun ei ole yleissitovaa työehtosopimusta. Monessa EU-maassa direktiivi muuttaa merkittävästi nykyistä palkkavaatimusta, koska aiemmin riitti, että ulkomaiselle työntekijälle maksetaan paikallista minimipalkkaa. Erityisesti niiden yhtiöiden, jotka käyttävät EU:n alueella työvoimaa alemman palkkatason maista, kuten Puolasta, Romaniasta tai Liettuasta, tulisi nopeasti arvioida minkälaisia kustannusvaikutuksia direktiivillä on heidän nykyiselle toimintamallilleen.

Uusi direktiivi helpottaa läpinäkyvyyttä ja valvontaa

Erityisesti EU:ssa voimassa olevat työntekijöiden ilmoittamisvelvollisuudet johtavat siihen, että viranomaisilla on yhä enemmän tietoa käytettävissään ulkomaisista yrityksistä ja niiden työntekijöistä. Kun teknologia mahdollistaa tiedon nopean käytön ja vertaamisen muista lähteistä saatavaan tietoon, tullaan tätä tietoa käyttämään laajasti eri maissa myös esim. yritysverotuksen ja työntekijöiden verotuksen valvontaan. OECD:n ns. BEPS (Base Erosion and Profit Shifting) – hankkeen tarkoituksena on tarjota työvälineitä hallinnoille veronkierron estämiseksi ja sen varmistamiseksi, että yrityksen tulot verotetaan toimintamaassa. Yksi OECD:n hankkeen toimenpiteistä liittyy kiinteän toimipaikan muodostumiseen toisessa maassa harjoitetun toiminnan perusteella. On selvää, että direktiivin johdosta annettuja ilmoituksia lähetetyistä työntekijästä käytetään hyväksi myös arvioitaessa sitä, onko lähettävälle yhtiölle syntynyt verotuksellinen kiinteä toimipaikka kohdemaahan, mikä voisi johtaa myös yrityksen veronmaksu- ja raportointivelvollisuuteen kohdemaassa.

Yritysten tulisi viimeistään nyt arvioida liikematkustuksensa määrät ja sen aiheuttamat riskit ja miettiä, kuinka hoitaa liikematkustusprosessit tulevaisuudessa. Työntekijöiden käyttäjäkokemus huomioiden compliance-velvoitteiden hoitaminen kannattaa yhdistää muuhun matkanvarausprosessiin ja ratkaisuna tähän SAP Concur ja EY:n ovat tehneet globaalin allianssin ja integroineet järjestelmänsä. Hyvin hoidettu johtavaan teknologiaan perustuva matkustusprosessi avaa yrityksille myös merkittäviä mahdollisuuksia sekä matkustuskustannusten pienentämisen että esim. matkustuskustannuksiin liittyvien ulkomaiden VAT-maksujen palautusten muodossa. Koska viranomaiset hyödyntävät heille tulevaa tietoa laajasti hyväkseen, tulee yritysten jatkossa huolehtia siitä, että kaikki liikematkustukseen liittyvät velvoitteet on asianmukaisesti hoidettu.


 Kuka?

nina ruokonen

Nina Ruokonen

Kehitysjohtaja, Pohjoismaiden liiketoiminta SAP Concur


mikko nikunen

Mikko Nikunen

Partner
People Advisory Services, EY
mikko.nikunen@fi.ey.com