Tehosta liiketoimintaasi datan ja ketterien kehitysmenetelmien avulla

Alati muuttuvassa liiketoimintaympäristössä prosessienhallinnan tehottomuus voi johtaa asiakkaan luottamuksen menettämiseen, kustannusylityksiin sekä kilpailukyvyn menettämiseen. Tänä päivänä organisaatioilla on paljon käytettävissä olevaa dataa, jonka esiintuomisella ja analysoinnilla voidaan kehittää huimasti liiketoimintaprosessien kokonaistehokkuutta ja tunnistaa poikkeuksia ja mahdollisia pullonkauloja. Prosessilouhinnalla tämä onnistuu.

Mitä prosessilouhinta oikeastaan on ja mihin sitä on käytetty?

Prosessilouhinnalla tarkoitetaan analyyttista lähestymistapaa, joka käyttää dataa IT-järjestelmistä saadakseen puolueettomia näkemyksiä prosesseista sekä tuodakseen esille mahdollisia ongelmakohtia. Siinä tunnistetaan tarkemmin prosessin rakennetta sekä mahdollisia ongelmakohtia, analysoidaan merkittäviä tietosarjoja eri tietokannoista liittyen organisaation liiketoimintaprosesseihin sekä myös tehostetaan niitä. Louhinnan tavoitteena on parantaa ja kehittää liiketoimintaprosessien koko elinkaarta ja samalla taata niiden toimivuus myös jatkossa. Alle on kuvattu prosessilouhinnan kolme käyttötapaa:

  1. Havainnot: Analysoidaan nykyiset prosessit ja tunnistetaan mahdolliset ongelmakohdat prosesseissa
  2. Yhdenmukaisuus: Nykyisiä prosesseja verrataan suunniteltuihin prosesseihin
  3. Kehittäminen: Tunnistetaan kehittämismahdollisuudet

 

Prosessilouhintaa on hyödynnetty laaja-alaisesti eri prosessien kehittämisessä ja tehostamisessa.  Esimerkiksi erään yrityksen luottoprosessin valvonnassa tunnistettiin 200 000 myyntitilausta, jotka suodatettiin asetettujen kontrollien perusteella. Tämä johti yli 3000 tapaukseen, joissa kontrollit ohitettiin. Prosessilouhinnalla saatiinkin tarkka kuva asiakkaan Order to Cash prosessista ja sen toimivuudesta. Toisessa asiakastapauksessa prosessilouhinnan menetelmää hyödynnettiin velanhallinnassa, jotta laskujen maksaminen saatiin ajoitettua oikein. Prosessilouhinnalla asiakas sai lyhennettyä laskujen prosessointiin käytettyä aikaa sekä saavutettiin tarkempi näkyvyys itse laskuprosesseihin.

Mitä prosessilouhinnassa tapahtuu?

Prosessilouhinta perustuu tiedon louhintaan liiketoimintaprosessien jättämistä jäljistä eri datalähteisiin sekä tiedon poimintaan oikeiden prosessien tapahtumalokeista. Näitä jälkiä sekä prosessien tapahtumalokeja louhitaan ja analysoidaan, jotta liiketoimintaprosesseja voidaan ymmärtää ja tiedostaa paremmin. Tämä louhinta tapahtuu tietovarastoissa, joiden sisälle muodostetaan louhinnan tuloksena tilastollisia analyysejä. Lopputuloksena tietovarastoihin tallentuvat louhitut prosessit, joiden tapahtumalokeilta voidaan löytää tarkemmin prosessin eri vaiheet.

Miksi valita prosessilouhinta?

Asiakkaidemme kanssa käydyissä keskusteluissa yhä useammin nousee esille liiketoimintaprosessien hallinnan kehittäminen ja ylläpito toiminnan tehostamisessa. Nyt onkin oikea aika tutustua virtaviivaiseen ja nopeaan lähestymistapaan, joka tarjoaa jokaiselle organisaatiolle mahdollisuuden tunnistaa, muuttaa, kehittää sekä seurata prosessejaan ja saada näin huomattavia tehostamishyötyjä irti.

Prosessilouhinta tarjoaa uuden tavan käsitellä dataa, jota organisaatioissa ja niiden prosesseissa on käytettävänä. Erityisemmin datalla ja sen läpikäynnillä pyritään tunnistamaan organisaation prosessit ja niiden elinkaari, jonka kautta pystytään havaitsemaan poikkeukset ja mahdolliset pullonkaulat.

Nämä taas mahdollistavat kokonaistehokkuuden parantamisen kehittämällä tunnistettuja prosesseja.

 

Mikäli mielenkiintonne heräsi, keskustelemme mielellämme kanssanne lisää siitä, miten prosessilouhinnalla voidaan tehostaa liiketoimintaanne.

Tutustu uusimpaan ”Process Mining and its Impact on Business Process Management (Prosessin mallinnuksen hallinta)”-julkaisuumme ja tule tapaamaan asiantuntijoitamme 28.11.2019 järjestettävään Process Mining- tapahtumaamme!

 


Kuka? 

Petrus Metsälä

Director, Advisory
petrus.metsala@fi.ey.com

 

 

 

 

Ayan Mohamed

Senior Consultant, Advisory
ayan.mohamed@fi.ey.com