IT-toiminnan tehostaminen – käyttötarpeiden merkitys

Kuulemme monesti yritysten johdolta, kuinka valtaosa IT:n budjetista kuluu nykyratkaisujen ylläpitoon ja pyörittämiseen, vaikka odotukset painottuvat digitalisaation vaatimaan kehitystoimintaan. Tämän seurauksena tehokkuutta haetaan usein juuri IT:n operatiivisesta toiminnasta ja monesti sitä lähestytään toimittajaverkostoa kilpailuttamalla. Jossakin vaiheessa tämä lähestymistapa tulee kuitenkin tiensä päähän, ja käyttöön tulee ottaa toiset keinot.

Tämä blogikirjoitus on osa IT-toiminnan tehostaminen -blogisarjaa, jossa kerrotaan miten tehostamisessa tulisi ottaa huomioon koko ketju liiketoiminnan tarpeista toimittajien hallintaan. Sarjan ensimmäisessä osassa pureudumme käyttötarpeiden ja niiden priorisoinnin merkitykseen ja seuraavissa osissa käymme läpi IT-tarjonnan roolia IT-toiminnan tehostamisessa.

IT-kysyntä muodostuu liiketoiminnan tarpeista

Liiketoiminnan käyttötarpeet muodostavat kysynnän IT:n hyödyntämiselle. Osa tarpeista syntyy yrityksen asiakkaiden ja sidosryhmien toiminnasta, ja osa taas yrityksen sisäisestä toiminnasta.  Tarjonta puolestaan muodostuu teknologiaratkaisuista sekä niihin liittyvistä IT-toiminnoista. IT-kysyntä ja -tarjonta ovat siis saman kolikon kaksi eri puolta ja tämä yhteys luo lähtökohdan IT:n kokonaisvaltaiselle tehostamiselle.

Kysyntä sisältää monenlaisia käyttötarpeita, ja operatiiviseen toimintaan liittyen ne ovat esimerkiksi seuraavanlaisia:

  • Asiakkaan tarve käyttää verkkokauppaa (ulkoinen tarve asiakkaalta).
  • Tietyn käyttäjäryhmän tarve käyttää perustyövälineitä päivittäisessä työnteossaan (sisäinen tarve)
  • Ydintoimintaan liittyvien transaktioiden automaattinen prosessointi (sisäinen tarve)
  • Tietyn käyttäjäryhmän tarve saada oikeata tietoa päätöksenteon tueksi (sisäinen tarve)

Tehostamismahdollisuuksia löydetään arvioimalla käyttötarpeita

Yksittäisen käyttötarpeen ymmärtämistä auttaa sen analysointi kolmesta eri näkökulmasta. Ensimmäinen näkökulma, käyttötarpeen sisältö, auttaa ymmärtämään mitä tarve pitää sisällään. Esimerkiksi eri rooleissa työntekijöillä voi olla sisällöllisesti erilaiset käyttötarpeet perustyövälineiden suhteen. Osa työntekijöistä tarvitsee yksinkertaisemmat perusjärjestelmät, tietokoneen ja puhelimen, kun samalla toiset tarvitsevat työnkuvansa johdosta tehokkaamman ympäristön ja erityisiä ohjelmistoja.

Toinen näkökulma, käyttötarpeen laatu, analysoi tasoa ja prioriteettia, jolla sisältö tulee tuottaa tai olla saatavilla. Esimerkiksi asiakkaalla voi olla tarve ostaa tuote verkkokaupasta vuorokauden minä hetkenä hyvänsä. Verkkokauppaesimerkissä käyttötarpeen laadulliseen näkökulmaan liittyvät mm. sen toimivuus ja ympärivuorokautinen aukioloaika. Vaikka verkkokauppa olisi kuinka hieno mutta sitä ei voi käyttää tarvittavana ajankohtana, ostaa asiakas kilpailijalta.

Kolmas näkökulma, käyttötarpeen määrä, kuvaa tarpeen määrää tai kuinka tiheästi tarve esiintyy. Esimerkiksi kuukausittaiseen tuloksen raportointiin liittyvä tarve saada yhteenveto toiminnan suoriutumisesta on määrällisestä näkökulmasta hyvin erilainen kuin myyjien tarve saada tietoa asiakkaista CRM-järjestelmästä päivittäin. Toisena esimerkkinä yrityksen henkilöstömäärän mukaisesti eri kokoisilla yrityksillä on erilaiset lukumäärälliset tarpeet henkilökohtaisille perustyövälineille.

Näkökulma Kysymys, johon vastaa Vaihtelu
Sisältö Mitä käyttötarve pitää sisällään? Sisällöllinen vaihtelu
Laatu Millainen laatu sisältöön liittyy? Laadullinen vaihtelu
Määrä Kuinka usein käyttötarvetta esiintyy? Määrällinen vaihtelu

Vaihtelu vaikuttaa kustannuksiin ja käyttökokemukseen

Käyttötarpeissa on aina vaihtelua ja tätä vaihtelua voidaan havaita edellä mainittujen käyttötarpeiden näkökulmien sisällä. Laadullisen vaihtelun osalta yhtenä esimerkkinä yrityksen toimintaan liittyvien transaktioiden automaattinen prosessointi. Ydintoiminnan kriittisissä transaktioissa ei saa olla pitkiä katkoksia, kun taas merkitykseltään vähäisempien transaktioiden prosessoinnissa voi olla pitkiäkin viiveitä ilman vaikutuksia toimintaan.

Jos käyttötarpeessa on liikaa vaihtelua, tulee se jakaa kahdeksi tarpeeksi. Tällöin tarpeisiin liittyvistä kustannuksista voidaan löytää enemmän säästökohteita.

Kustannussäästöihin päästään kiinni ymmärtämällä käyttötarpeet ja niiden vaihtelu

Käyttötarpeista saataviin kustannussäästöihin päästään kiinni tunnistamalle ne käyttötarpeet, joiden sisältöä, laatua tai määrää ei huomioida IT-tarjoamassa sopivasti. Jos tarjonta on turhan kattavaa, tuhlataan IT-resursseja ja vastataan kysyntään, joka tuottaa suhteessa vähemmän lisäarvoa liiketoiminnalle. Samanaikaisesti voi olla käyttötarpeita, joihin panostamalla saataisiin tuotettua suhteessa enemmän lisäarvoa.

Onnistunut IT-toiminnan tehostaminen ei ainoastaan tuota säästöjä operatiivisissa IT-kustannuksissa, vaan samalla myös varmistaa, että käyttötarve ja kohdistetut resurssit ovat optimaalisessa suhteessa liiketoiminnan tuottamaan lisäarvoon.

Kaipaatko näkemyksiä yrityksesi tilanteeseen? Keskustelemme aiheesta mielellämme lisää.

 


Tuure Vuorinen
Senior Manager, Advisory Services

tuure.vuorinen@fi.ey.com

 

Valtteri Ojansuu
Senior Consultant, Advisory Services

valtteri.ojansuu@fi.ey.com