Jatkuvien IT-palveluiden kilpailutusprosessit ovat tuttua rutiinia jokaiselle IT-organisaatiolle. Vakiintuneista tavoista huolimatta prosessin eri vaiheet on kuitenkin syytä räätälöidä vastaamaan organisaation tavoitteita, bloggaavat EY:n Magnus Forsman ja Olli-Matti Nevalainen. Mitä iloa voi olla turhaksikin leimatusta RFI-vaiheesta?
IT-palveluiden kilpailutusprosessia suunniteltaessa yritystemme täytyy päättää, edeltääkö RFP (Request For Proposal) -vaihetta RFI (Request For Information) -vaihe. Jossain määrin vakiintunut käsitys on, että RFI-vaihe on tarpeeton, kunhan RFP-vaihe tehdään huolella. Olemme tästä samaa mieltä, jos RFI-vaihe on puhditonta yleisen markkinatiedon keräämistä.
RFI-vaiheen täysi tarpeettomuus voidaan kuitenkin haastaa. Tutkimisen arvoista onkin, voisiko hyvin valmisteltu, räätälöity RFI-vaihe ohjata prosessin jatkoa, auttaa välttämään turhaa työtä RFP-vaiheessa ja johtaa parempaan lopputulemaan.
Kirkasta tavoitteet
Havainnollistamme räätälöidyn RFI-vaiheen etuja kahden kokemuksiimme pohjaavan, kuvitteellisen esimerkin kautta. Ensimmäisessä tapauksessa Yritys A epäilee, että sen palvelusopimusten hinnoittelut ja hinnoittelumallit ovat epäedulliset, mutta palvelut vastaavat suurelta osin sisällöltään yrityksen tarpeita. Toisessa tapauksessa Yritys B haluaa uudistaa IT-palvelusisältöjään vastatakseen liiketoiminnan muuttuneisiin tarpeisiin.
Yritys A:ssa RFI-vaiheen tarkoituksena on markkinahinnan validointi. Markkinaa lähestytään kattavilla palvelukuvauksilla, jotka vastaavat suurelta osin nykytilaa.
- Vaiheen päätarkoituksena on hakea haastajilta kilpailukykyisimmät markkinahinnat, jotka he voivat antaa kattavia palvelukuvauksia vastaan.
- Säästöpotentiaalin selvitettyään Yritys A voi päättää, käynnistääkö se RFP-vaiheen vai siirtyykö se suoraan neuvottelemaan nykyisen toimittajan kanssa.
Yrityksen B tapauksessa RFI-vaiheen tarkoitus on puolestaan erilainen. Tässä tapauksessa yritys ei ole varma, miltä sen palveluiden tulisi näyttää, ja RFI-vaiheen tarkoituksena on avata näkökulmia palveluiden hahmottamiseen.
- Liiketoiminta ja asiantuntijat osallistetaan prosessiin laajemmin.
- RFI-dokumentaatiossa voidaan esittää tavoitteita, vaatimuksia ja hahmoteltuja ratkaisuita, joille voidaan hakea vastauksia ja mielipiteitä markkinasta.
- Näin RFP-vaiheen tarkemmalle palvelukuvaukselle saadaan paremmat eväät.
Suuntaa ja tehokkuutta kilpailutukseen
Kuten edellä huomaamme, yritykset A ja B lähtevät varsinaiseen RFP-prosessiin hyvin erilaisista lähtökohdista. RFI-vaihe on ohjannut hankintaprosessia tavoitteiden mukaiseen suuntaan ja se mahdollistaa tehokkaan ja fokusoituneen RFP-vaiheen.
Yritys A voi tehdä RFI-vaiheessa selvitetyn säästöpotentiaalin pohjalta päätöksen, kannattaako kokonaisuus kilpailuttaa laajemmin, vai onko mielekkäämpää neuvotella hinnoittelusta nykyisen kumppanin kanssa. Yritys B voi keskittyä RFP-vaiheessa kuvaamaan parasta ratkaisua ja hakemaan ratkaisulle sopivimman toimittajan.
Edellä olevat esimerkit peilaavat kokemuksiamme RFI-vaiheen tärkeydestä. Hyvin tehty RFI-vaihe ohjaa pois rutiininomaisesta kilpailutusprosessista, tuottaa tarkoituksenmukaista informaatiota (ei yleistä markkinatietoa), auttaa RFP- ja neuvotteluvaiheiden tehokkaassa läpiviennissä ja ohjaa kilpailutusprosessia tavoitteita kohden alusta pitäen.
Jos kaipaat näkemystä yrityksesi tilanteeseen, alta löydät yhteystietomme. Keskustelemme aiheesta mielellämme lisää.
Magnus Forsmanilla on yli 30 vuoden kokemus ICT-palveluliiketoiminnan ja tietohallinnon johtamisesta ja organisoinnissa. Hän on osallistunut suuriin ICT-kilpailutusprosesseihin niin toimittajan kuin ostajan edustajana.
magnus.forsman@fi.ey.com
+358 50 386 3806
Olli-Matti Nevalainen on toiminut neuvonantajana useissa merkittävissä kilpailutusprosesseissa. Hänen erityisiä osaamisalueitaan ovat hanke- ja projektihallinta, kilpailutusdokumentaation laadinta ja business case -laskelmat.
olli-matti.nevalainen@fi.ey.com
+358 50 566 6504
