RFI-vaiheko tarpeeton jatkuvien IT-palveluiden kilpailutuksessa? Mieti kahdesti

Jatkuvien IT-palveluiden kilpailutusprosessit ovat tuttua rutiinia jokaiselle IT-organisaatiolle. Vakiintuneista tavoista huolimatta prosessin eri vaiheet on kuitenkin syytä räätälöidä vastaamaan organisaation tavoitteita, bloggaavat EY:n Magnus Forsman ja Olli-Matti Nevalainen. Mitä iloa voi olla turhaksikin leimatusta RFI-vaiheesta?

IT-palveluiden kilpailutusprosessia suunniteltaessa yritystemme täytyy päättää, edeltääkö RFP (Request For Proposal) -vaihetta RFI (Request For Information) -vaihe. Jossain määrin vakiintunut käsitys on, että RFI-vaihe on tarpeeton, kunhan RFP-vaihe tehdään huolella. Olemme tästä samaa mieltä, jos RFI-vaihe on puhditonta yleisen markkinatiedon keräämistä.

RFI-vaiheen täysi tarpeettomuus voidaan kuitenkin haastaa. Tutkimisen arvoista onkin, voisiko hyvin valmisteltu, räätälöity RFI-vaihe ohjata prosessin jatkoa, auttaa välttämään turhaa työtä RFP-vaiheessa ja johtaa parempaan lopputulemaan.

Kirkasta tavoitteet

Havainnollistamme räätälöidyn RFI-vaiheen etuja kahden kokemuksiimme pohjaavan, kuvitteellisen esimerkin kautta. Ensimmäisessä tapauksessa Yritys A epäilee, että sen palvelusopimusten hinnoittelut ja hinnoittelumallit ovat epäedulliset, mutta palvelut vastaavat suurelta osin sisällöltään yrityksen tarpeita. Toisessa tapauksessa Yritys B haluaa uudistaa IT-palvelusisältöjään vastatakseen liiketoiminnan muuttuneisiin tarpeisiin.

Yritys A:ssa RFI-vaiheen tarkoituksena on markkinahinnan validointi. Markkinaa lähestytään kattavilla palvelukuvauksilla, jotka vastaavat suurelta osin nykytilaa.

  • Vaiheen päätarkoituksena on hakea haastajilta kilpailukykyisimmät markkinahinnat, jotka he voivat antaa kattavia palvelukuvauksia vastaan.
  • Säästöpotentiaalin selvitettyään Yritys A voi päättää, käynnistääkö se RFP-vaiheen vai siirtyykö se suoraan neuvottelemaan nykyisen toimittajan kanssa.

Yrityksen B tapauksessa RFI-vaiheen tarkoitus on puolestaan erilainen. Tässä tapauksessa yritys ei ole varma, miltä sen palveluiden tulisi näyttää, ja RFI-vaiheen tarkoituksena on avata näkökulmia palveluiden hahmottamiseen.

  • Liiketoiminta ja asiantuntijat osallistetaan prosessiin laajemmin.
    • RFI-dokumentaatiossa voidaan esittää tavoitteita, vaatimuksia ja hahmoteltuja ratkaisuita, joille voidaan hakea vastauksia ja mielipiteitä markkinasta.
  • Näin RFP-vaiheen tarkemmalle palvelukuvaukselle saadaan paremmat eväät.

Suuntaa ja tehokkuutta kilpailutukseen

Kuten edellä huomaamme, yritykset A ja B lähtevät varsinaiseen RFP-prosessiin hyvin erilaisista lähtökohdista. RFI-vaihe on ohjannut hankintaprosessia tavoitteiden mukaiseen suuntaan ja se mahdollistaa tehokkaan ja fokusoituneen RFP-vaiheen.

Yritys A voi tehdä RFI-vaiheessa selvitetyn säästöpotentiaalin pohjalta päätöksen, kannattaako kokonaisuus kilpailuttaa laajemmin, vai onko mielekkäämpää neuvotella hinnoittelusta nykyisen kumppanin kanssa. Yritys B voi keskittyä RFP-vaiheessa kuvaamaan parasta ratkaisua ja hakemaan ratkaisulle sopivimman toimittajan.

Edellä olevat esimerkit peilaavat kokemuksiamme RFI-vaiheen tärkeydestä. Hyvin tehty RFI-vaihe ohjaa pois rutiininomaisesta kilpailutusprosessista, tuottaa tarkoituksenmukaista informaatiota (ei yleistä markkinatietoa), auttaa RFP- ja neuvotteluvaiheiden tehokkaassa läpiviennissä ja ohjaa kilpailutusprosessia tavoitteita kohden alusta pitäen.

Jos kaipaat näkemystä yrityksesi tilanteeseen, alta löydät yhteystietomme. Keskustelemme aiheesta mielellämme lisää.


asdasdad

Magnus Forsmanilla on yli 30 vuoden kokemus ICT-palveluliiketoiminnan ja tietohallinnon johtamisesta ja organisoinnissa. Hän on osallistunut suuriin ICT-kilpailutusprosesseihin niin toimittajan kuin ostajan edustajana.

magnus.forsman@fi.ey.com
+358 50 386 3806

 

asdasdasdasda
Olli-Matti Nevalainen on toiminut neuvonantajana useissa merkittävissä kilpailutusprosesseissa. Hänen erityisiä osaamisalueitaan ovat hanke- ja projektihallinta, kilpailutusdokumentaation laadinta ja business case -laskelmat.

olli-matti.nevalainen@fi.ey.com
+358 50 566 6504

 

 


Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s