Onnistuneita ulkomaankomennuksia

EY - Tilaajavastuulakimuutos 2015

Liiketoiminnan tehostamisen tarve ja kansainvälistyminen liikuttavat nykyisin yritysten henkilöstöä työkomennuksille eri puolille maailmaa. Lisääntyneiden ja luonteeltaan hyvinkin erilaisten ulkomaankomennusten hallinnoinnista on muodostunut yrityksille uudenlainen haaste. Komennusten huolellinen suunnittelu etukäteen kannattaa poikkeuksetta.


Sekä työntekijän että yrityksen tulee varmistaa, että koti- ja kohdemaan lainsäädäntöä noudatetaan ja toimitaan asetettujen vaatimusten ja aikataulujen mukaisesti. Ennakoimalla maakohtaiset velvoitteet voidaan komennuksen toteutumiselle asettaa realistinen aikataulu ja varautua paikallisten viranomaisten vaatimuksiin. Yritykset pystyvät myös paremmin tiedostamaan komennuksista aiheutuvat kustannukset etukäteen ja asioiden selvittämisellä pystytään mahdollisesti välttymään ylimääräisiltä maksuilta. Toimimalla oikein yritys voi varmistaa, että sen julkisuuskuva säilyy hyvänä niin kohdemaiden viranomaisten kuin asiakkaidenkin silmissä.

Asiakokonaisuuksia, joita on hyvä huomioida ulkomaankomennuksen osalta:

Komennussopimus: Komennussopimuksella tarkoitetaan erillistä sopimusta, jossa sovitaan ulkomaan komennukseen liittyvistä ehdoista. Komennussopimuksen ehdot tulee laatia yksityiskohtaisesti ja kirjallisena etukäteen, jotta osapuolille on selvää, mihin komennuksella sitoudutaan. Komennussopimuksella määritellään mm. komennuksen ajanjakso, työtehtävät ja -vastuut, maksettavat etuudet, työaika, sosiaaliturva- ja verovelvollisuudet, sovellettava laki sekä mahdolliset toimenpiteet komennuksen loppuessa ennenaikaisesti. Komennussopimus on hyvä käydä tarkasti läpi työntekijän ja työnantajan kesken, jotta sovitut ehdot ovat molemmille osapuolille selvät. Komennussopimuksen rakennetta suunniteltaessa tulee huomioida koti- ja kohdemaata koskevat vaatimukset mm. sosiaaliturvan järjestämisen osalta.

Tyypillisesti yritykset sopivat pelisäännöt ulkomaankomennusten osalta yrityksen komennuspolitiikoissa. Komennusprosessit puolestaan kuvaavat komennuksen eri vaiheita ja auttavat hahmottamaan vaadittavat toimenpiteet prosessin eri vaiheissa kaikille osapuolille.

Verotus: Ulkomaan komennukselle lähtevän työntekijän verokohtelun selvittäminen edellyttää kotimaan verolainsäädännön lisäksi kohdemaan verotuksen ja kansainvälisten verosopimusten hallintaa. Eri maiden verolainsäädännön ja verotuskäytännön jatkuva muuttuminen tekee ulkomaankomennusten verosuunnittelusta haastavaa. Aikaisemmin käytetty kuuden kuukauden eli 183 päivän sääntö verotuksen osalta ei välttämättä ole riittävä enää tänä päivänä, sillä useat maat toteuttavat ns. taloudellisen työnantajan tulkintaa, jolloin päivästä yksi alkaen kohdemaalle voi syntyä verotusoikeus.

Sosiaaliturva: Ulkomaankomennusten keskeinen kysymys on, minkä maan sosiaaliturvajärjestelmän piiriin työntekijä ja hänen perheensä komennuksen aikana kuuluvat. Suomalaisille työntekijöille kotimaan sosiaaliturvalla on perinteisesti ollut suuri merkitys, sillä se koetaan turvalliseksi vaihtoehdoksi työskenneltäessä ulkomailla. Yleensä työnantajat pyrkivät pitämään yllä työntekijöilleen kotimaan sosiaaliturvan, mikäli tämä on mahdollista. Kotimaan sosiaaliturvassa säilymiseen tarvitaan erillinen hakemus viranomaiselle. Sosiaaliturvahakemukset tulee laatia sekä lyhyille että pitkille komennuksille.

Työskenneltäessä komennuksella EU/EEA maissa, työntekijät voidaan A1 todistuksella pitää tietyn määräajan kotimaan sosiaaliturvassa. Mikäli työskentely suuntautuu maahan, jonka kanssa Suomella on solmittuna sosiaaliturvasopimus, on erikseen tarkistettava, mitä ko. sopimuksella on sovittu ja tuleeko tämän lisäksi suorittaa kohdemaahan lakisääteisiä sosiaaliturvamaksuja. Kun komennus suuntautuu ns. kolmansiin eli villeihin maihin, joiden kanssa Suomella ei ole solmittuna sosiaaliturvasopimusta, lakisääteiset maksut on maksettava sekä koti- että kohdemaihin, mikä puolestaan nostaa komennuksen aikaisia kustannuksia selkeästi.

Työ- ja oleskeluluvat: Ulkomailla työskentely voi vaatia työ- ja oleskeluluvan, joka tulee hoitaa kuntoon ennen kuin työskentely kohdemaassa aloitetaan. Lupaprosessit vaihtelevat maittain paljonkin, mutta keskimäärin lupien hankintaan on hyvä varata aikaa 3 kk. Lupaprosessin hoitamiseen tarvitaan yleensä tietoja ja dokumenttien valmistelua sekä työnantajan ja työntekijän osalta. Viime vuosina kohdemaiden viranomaiset ovat lisänneet selkeästi työ-ja oleskelulupien valvontaa ja asettaneet sanktioita yrityksille, mikäli väärinkäytöksiä ilmenee.

Työnantajavelvoitteet: Riippuen ulkomaankomennuksen pituudesta ja luonteesta, on hyvä selvittää, tuleeko lähettävälle työantajalle mahdollisia työnantaja- ja yritysrekisteröintejä mm. paikallisen sosiaaliturvan, palkkahallinnon järjestämisen tai viranomaisraportoinnin osalta.

Paikalliset rekisteröintivelvoitteet ja –prosessit ovat varsin työläitä ja vaihtelevat suurestikin maittain.

Komennukselta paluu: Komennuksen lähestyessä loppuaan tulisi paluu kotimaahan suunnitella yhtä huolellisesti kuin komennukselle lähtökin. Komennuksen jälkeisen paluutehtävän tulisi motivoida komennukselta palaavaa työntekijää. Saadakseen komennukseen käytetyn investoinnin takaisin on yritykselle ensiarvoisen tärkeää, että se onnistuu sitouttamaan työntekijänsä paluun jälkeen ja hyödyntämään työntekijän komennukselta saadun kokemuksen jatkossa yritystoiminnassaan.

Ulkomaankomennus on yritykselle aina suuri investointi. Komennusten huolellinen etukäteissuunnittelu ja lainsäädännön tuntemus vähentävät kustannuksia ja komennuksiin liittyviä riskejä sekä varmistavat työkomennuksen onnistumisen sekä työntekijän että yrityksen näkökulmasta. Lue lisää verkkosivuiltamme.

Helinä Haapasalo


Helinä HaapasaloHelinä Haapasalo

email


EY:n veropalveluiden senior manager Helinä Haapasalo on työskennellyt ulkomaankomennusten parissa yli 15 vuoden ajan. Helinä on työssään erikoistunut komennussopimuksiin, verotus- ja sosiaaliturva-asioihin sekä komennusprosessien rakentamiseen ja komennusten koordinointiin.


Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s