Älä vaaranna hyötyjä ja kasvata kustannuksia – hallitse IT-hankkeesi arkkitehtuuria

EY - Hallitse IT-hankkeesi arkkitehtuuria

Edellisessä blogikirjoituksessa käsiteltiin suuriin IT-hankkeisiin liittyvää epävarmuutta, tärkeimpiä johtamisen painopisteitä sekä tavoitteiden merkitystä hankkeen onnistumiselle. Tavoitteiden ja tavoiteltavien hyötyjen kirkastaminen kaikille osapuolille on elinehto hankkeen onnistumiselle. Tässä kirjoituksessa käsittelemme arkkitehtuurin hallintaa ja merkitystä suurissa kehityshankkeissa.


Arkkitehtuurilla tarkoitetaan tässä kontekstissa yrityksen toiminnan suunnittelua ja kuvaamista eri tasoilla. Liiketoiminnassa on linjaorganisaatio, joka toimii tiettyjen prosessien mukaan. Prosessit käsittelevät ja tuottavat yrityksen toiminnan kannalta olennaista tietoa. Prosesseja tukevat tietojärjestelmät, jotka on toteutettu käyttäen usein hyvinkin monenlaisia teknologioita. Nämä kaikki ja niiden väliset suhteet muodostavat yrityksen kokonaisarkkitehtuurin. Yksittäisiin hankkeisiin liittyy ns. ratkaisuarkkitehtuuri, jolla tarkoitamme hankkeen kehityskokonaisuutta käsitteleviä kokonaisarkkitehtuurin osa-alueita.

Oli yrityksessä jo tehty kokonaisarkkitehtuurin kehitystä ja kuvaamista tai ei, on hankkeen kokonaisuutta käsittelevä ratkaisuarkkitehtuuri aina luotava erikseen. Ratkaisuarkkitehtuuri ei synny valmiina, vaan se kehittyy hankkeen elinkaaren aikana. Ensimmäinen versio siitä syntyy hankinta- ja toimittajavalintavaiheen yhteydessä. Ratkaisuarkkitehtuuri tarkentuu hankkeen suunnittelun yhteydessä ja erittäin hyväksi on havaittu ratkaisuarkkitehtuurin koeponnistus erillisellä proof of concept -vaiheella, jonka perusteella voidaan todentaa ratkaisun toimivuutta ja tehdä tarvittavia muutoksia. Muutostarpeita tulee yleensä myös hankkeen varsinaisen toteutuksen aikana niin hankkeen sisältä kuin mahdollisesti myös riippuvuuksista hankkeen ulkopuolelta.

Miten arkkitehtuuria kannattaisi hallita? Kuten koko hankkeen menestyksessä, myös arkkitehtuurin osalta tavoitteet ohjaavat etenemistä ja toimivat majakkana suuntaa ja ratkaisuja miettiessä. Arkkitehtuurivisio, -periaatteet ja hankkeen tavoitteista aiheutuvat vaatimukset arkkitehtuurille luovat kivijalan kaikelle päätöksenteolle tulevaa ratkaisuarkkitehtuuria suunniteltaessa. Koko yritystä koskevien arkkitehtuuriperiaatteiden määrittämissä rajoissa voidaan ohjata erityisesti teknistä kehittämistä näissä puitteissa sitomatta teknisiä toteuttajia liiaksi. Vision ja periaatteiden lisäksi on tärkeää, että organisaatiossa on teknologisten ratkaisujen yhteydessä päätöksentekokyvykkyyttä ja -valmiutta. Tämä vaatii kykyä perustella ja linkittää teknisetkin ratkaisut hankkeen tavoitteita vasten.

Miksi riippumaton arkkitehtuurin hallinta on niin tärkeää? Yrityksessä on yleensä käynnissä useita kehityshankkeita ja -projekteja, suuria ja pienempiä. Arkkitehtuuria on hallittava tarkastellen koko kehittämiskenttää. Yksipuolinen, tietyn hankkeen tai sovelluksen näkökulmasta tehty ja mahdollisesti jopa yhden toimittajan hallinnassa oleva arkkitehtuuri voi aiheuttaa ongelmia toisissa kehitysprojekteissa ja aiheuttaa todellisuudessa tarpeettomia muutostöitä hankkeen ratkaisukokonaisuuteen.

Kokemuksen kautta olemme havainneet, että jopa 30-40 % järjestelmän toiminnallisuuksista voidaan jättää toteuttamatta haastamalla liiketoiminnan näkemystä sekä myös toimittajan ehdotuksia riippumattoman arkkitehtuurin hallinnan kautta. Nämä toiminnallisuudet synnyttäisivät tarpeettomia kustannuksia ja viivettä ja pahimmillaan vaarantaisivat koko hankkeen tavoitteiden saavuttamisen.

Tämän vuoksi myös arkkitehtuurin kuvaaminen on ensiarvoisen tärkeää. Kuvausten pääasiallinen hyöty on muutosvaikutusten tunnistaminen. Kuvausten kautta voidaan esimerkiksi arvioida päätösvaihtoehtojen vaikutuksia ratkaisukokonaisuuteen sekä tunnistaa, millaisia muutoksia hankkeen tuottamat tulokset saavat aikaan, oli kyse sitten järjestelmäarkkitehtuurista ja järjestelmärajapintamuutoksista tai liiketoimintaprosessista ja henkilöstövaikutuksista.

Lopuksi vielä muutama esimerkki arkkitehtuurin hallinnasta:

• Kahden yrityksen integraation yhteydessä operatiivisen tuotantojärjestelmän valinta viivästytti integraatiota erittäin merkittävästi, koska päätöksentekoperusteet eivät olleet yleisesti tiedossa.
• Asiakas ja toimittaja puhuivat ’ERP’-järjestelmän toteutuksesta. Järjestelmäkartan kuvaamisen yhteydessä selvisi, että asiakas tarkoitti ainoastaan taloushallinnon laskutusjärjestelmää ja toimittaja oli toimittamassa koko tilaus-toimitus-laskutus -järjestelmäkokonaisuutta.
• Yrityksessä ei ollut sovittu etukäteen, miten liiketoimintaprosessit ja niihin liittyvät alemman tason tehtävät kuvataan. Tämän tuloksena ei ollut mahdollista jäljittää prosessin perusteella, missä vaiheessa alemman tason tehtäviä on suoritettava. Tämä viivästytti testauksen suunnittelua ja muutosjohtamisen toimenpiteitä merkittävästi.
• Toimittaja vastasi arkkitehtuurista ja prosessien kuvaamisesta. Se oli kuvannut prosessit siltä osin, kun ne olivat osa kehitettävän järjestelmän toiminnallisuutta. Todellisuudessa asiakkaan organisaatio kuitenkin suoritti huomattavan määrän prosessin osia järjestelmän ulkopuolella. Tämä havaittiin vasta käyttöönottosuunnittelun yhteydessä, mikä vaikeutti käyttöönottoa sekä henkilöstön koulutusta.

Hankkeen tavoitteiden kirkastaminen sekä muutoksen läpivienti organisaatiossa ovat tärkeimpiä onnistumisen edellytyksiä. Käymme viimeisessä kirjoituksessamme läpi, miten muutosta tulisi johtaa ja mitä sen yhteydessä on huomioitava.

Sitä ennen oikein hyvää juhannusta ja kesää kaikille lukijoille!

Jarmo Nykänen
Aku Pyymäki


Jarmo NykänenJarmo Nykänen

email


Director Jarmo Nykänen luotsaa liikkeenjohdon konsultoinnin informaatioteknologian yksikköämme. Hänen toimialakohtaiseen erityisosaamiseensa kuuluvat telekommunikaatio, media ja viihdeteollisuus sekä hi-tech -alat. Jarmolla on yli 20 vuoden kokemus erilaisten strategisten IT-ratkaisujen suunnittelusta ja toteuttamisesta yrityksille.


Aku PyymäkiAku Pyymäki

email


Manager Aku Pyymäki kuuluu liikkeenjohdon konsultointipalvelujemme IT Advisory -tiimiin. Hän on keskittynyt merkittävien kehityshankkeiden hankehallintoon sekä yritysten projektisalkun hallinnan kehittämiseen. Akulla on yli 10 vuoden kokemus liiketoiminta- ja teknologiakonsultoinnista julkisella sektorilla sekä pankki- ja vakuutusalalla, ja hän on työskennellyt niin yritysintegraatioiden kuin laajojen järjestelmähankkeiden parissa.



Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s