Kuinka laaja ja monimutkainen IT- hanke hallitaan? Pidä musta joutsen aisoissa

Kuinka laaja ja monimutkainen IT- hanke hallitaan

Nyt alkavassa kolmen blogikirjoituksen sarjassa kerromme, kuinka laajoja kehityshankkeita eli liiketoiminnan kehittämishankkeita, joissa informaatioteknologialla on iso osuus, tulisi hallita. Otsikossa mainittu musta joutsen on New Yorkin ja Oxfordin yliopistojen tutkijan Nassim Nicholas Talebin määritelmä harvinaiselle ja ennakoimattomalle, mutta täysin mahdolliselle tapahtumalle, joita ilmenee myös monen IT-hankkeen yhteydessä. Pidä siis blogiamme silmällä myös tulevien viikkojen aikana ja minimoi mustan joutsenen riski toiminnassasi.


Useat tutkimukset vahvistavat, että yritykset kokevat laajamittaisen IT-projektin tai -hankkeen onnistuneen läpiviennin haastavaksi. Tutkimuslaitos Standish Groupin mukaan vain alle 30 prosenttia toteutetuista projekteista luokiteltiin onnistuneiksi (Standish Group CHAOS Summary, 2009). Vastaavasti Oxfordin yliopiston Said Business School sai tutkimuksessaan selville, että esimerkiksi rakennusteollisuudessa IT-projekteilla on yli 20-kertainen todennäköisyys epäonnistua muun tyyppisiin projekteihin verrattuna. Tutkimuksessa tarkasteltiin 1500 kansainvälistä hanketta, jotka olivat arvoltaan keskimäärin 170 miljoonaa Yhdysvaltain dollaria ja yhteensä 245 miljardia Yhdysvaltain dollaria.

Samassa tutkimuksessa havaittiin, että laajat IT-projektit ylittävät budjetin keskimäärin 27 prosentilla, ja niiden toteutus kestää yleensä 55 prosenttia kauemmin, kuin oli alun perin suunniteltu. Mustaksi joutseneksi luokiteltujen projektien kohdalla kustannukset kolminkertaistuivat, ja aikataulu venyi niin ikään yli 70 prosentilla.

Samaan aikaan IT-toimijakentässä tapahtuu muutoksia palveluntoimittajien välisen kilpailun alati kiristyessä. Yhä ankaramman kilpailun seurauksena asiakkaan on vaikeampi löytää soveltuvinta toimittajaa. Muutos näkyy markkinalla seuraavin tavoin:

– paikallista palvelua tarjoavien kansainvälisten toimittajien määrä laskee, ja heidän toimituskykynsä heikkenee
– tiettyyn suppeaan osa-alueiseen keskittyneiden (nk. 2-tier) toimittajien määrä kasvaa
– toimitussopimukset jakautuvat yhden toimittajan sijaan usealle toimittajalle
– pilvipalvelut ja muut keskitetyt palvelumuodot vaativat uusia toimitus- ja sopimusmalleja.

Vastaavasti omien asiakastutkimustemme mukaan yritykset tulevat jatkossakin toteuttamaan suuria IT-hankkeita epävarmuustekijöistä huolimatta:

– vain 15 prosenttia yhtiöstä on luottavaisia kykyynsä ja valmiuksiinsa toteuttaa mahdolliset hankkeet
– valtaosa yhtiöiden IT-yksiköistä on sitä mieltä, että liiketoiminnan tarpeiden ymmärtämistä tulee kehittää merkittävästi, viestintää tulee vahvistaa sekä yksikön omaa asiantuntemusta merkittävästi kohentaa varsinkin innovaation ja muutoshallinnan osa-alueilla.

Suuriin hankkeisiin liittyy siis huomattava määrä epävarmuutta ja monia karikoita, jotka toistuvat usein hankkeesta toiseen. Mitä sitten on tehtävissä? Koska johdolla, omalla hankeorganisaatiolla sekä ulkoisilla kumppaneilla on kaikilla omat osaamisalueensa, on hankkeen eri osapuolten keskityttävä niihin tehtäviin, joita kunkin tahon oma asiantuntemus tukee. Lisäksi eri osapuolten vastuiden on oltava selkeät.

Suurissa kehityshankkeissa järjestelmätoimittajalle luontainen rooli on viedä läpi järjestelmän tekninen toteuttaminen. Sen ulkopuolelle jää kuitenkin paljon työtä. Jaamme nämä muut tehtävät viiteen merkittävään osa-alueeseen, joista tilaajan oman organisaation tulee vastata joko itse tai ulkoisen toimijan tukemana, ja joita ei kannata ulkoistaa järjestelmätoimittajalle.

1. Hankkeen johtaminen, kokonaisuuden hallinta ja liiketoiminnallisen lisäarvon varmistaminen. Tilaajan on oltava kuskin paikalla ja seurattava hankkeen ns. business casen toteutumista kokonaisuutena, ei vain yhden järjestelmätoimituksen osalta.
2. Riippumaton arkkitehtuurin hallinta, jossa tarkastellaan yrityksen kokonaisarkkitehtuuria ja koko kehittämiskokonaisuutta.
3. Erityisesti toiminnallisten vaatimusten määrittäminen ja niiden toteutumisen seuranta hankkeen aikana, jotta varmistutaan tavoitteen saavuttamisesta ja liiketoiminnan tarpeiden täyttymisestä.
4. Liiketoimintaprosessien ja niihin liittyvien kontrollien suunnittelu, jotta huomioidaan myös ne osat toiminnasta, jotka eivät sisälly kehitettävien järjestelmien piiriin.
5. Liiketoiminnan muutoksen läpivienti organisaation toiminnallisen vastaanottokyvyn varmistamiseksi sekä hyötyjen konkretisoimiseksi.

Edellä mainittujen vastuualueiden lisäksi IT-hankkeen tavoitteita ei sovi unohtaa. Hämmästyttävää kyllä, jopa todella arvokkaiden investointihankkeiden tavoitteet ovat usein vielä hankkeen aloitushetkelläkin epäselvät. Tavoitteiden kirkastaminen ja selkeät vastaukset kysymyksiin ”miksi tämä hanke toteutetaan?” ja ”mitä hankkeen lopputuloksina on?” ovat menestyksen edellytykset ja ohjaavat koko hankeorganisaatiota hankkeen elinkaaren ajan. Hankkeen johtaminen ja kokonaisuuden hallinta on siten sidottava tiukasti tavoitteisiin ja tavoitteet aikaansaatuihin lopputuloksiin.

Tavoitteiden ja niihin liittyvien mittareiden asettaminen on ensiarvoisen tärkeää, ja se kannattaakin tehdä huolella ennen hankkeen käynnistämistä. Kun maali on kirkkaana kaikkien mielessä, voi reitti siihen olla erilainen tai jopa vaihdella hankkeen aikana toimintaympäristön mukaan. Siten yksittäiset projektitkin tähtäävät kohti yhteistä maalia ja muodostavat palasia samaan palapeliin. Kaikkien hankkeen projektien ja niiden toteuttajien tulee ymmärtää, miten heidän työnsä palvelee hanketta osana kokonaisuutta.

Mustien joutsenten syntyä voidaan siis ehkäistä varmistamalla, että odottamattomista tilanteista huolimatta liikutaan kohti yhteistä tavoitetta. Aina mustan joutsenen kaltaista tilannetta ei voi välttää, mutta sen jälkiseuraamuksia voi lieventää. Odottamattomiin tilanteisiin voi varautua lisäksi keskittymällä omassa organisaatiossa järjestelmätoimituksen ympärillä tapahtuvan työhön ja tekemällä sen laadukkaasti.

Tulevissa blogikirjoituksissamme pureudumme arkkitehtuurin hallintaan sekä muutoksen läpivientiin ja käyttöönottoon. Sarjan seuraava osa julkaistaan kesäkuun ensimmäisellä viikolla.

Jarmo Nykänen
Aku Pyymäki


Jarmo NykänenJarmo Nykänen

email


Director Jarmo Nykänen luotsaa liikkeenjohdon konsultoinnin informaatioteknologian yksikköämme. Hänen toimialakohtaiseen erityisosaamiseensa kuuluvat telekommunikaatio, media ja viihdeteollisuus sekä hi-tech -alat. Jarmolla on yli 20 vuoden kokemus erilaisten strategisten IT-ratkaisujen suunnittelusta ja toteuttamisesta yrityksille.


Aku PyymäkiAku Pyymäki

email


Manager Aku Pyymäki kuuluu liikkeenjohdon konsultointipalvelujemme IT Advisory -tiimiin. Hän on keskittynyt merkittävien kehityshankkeiden hankehallintoon sekä yritysten projektisalkun hallinnan kehittämiseen. Akulla on yli 10 vuoden kokemus liiketoiminta- ja teknologiakonsultoinnista julkisella sektorilla sekä pankki- ja vakuutusalalla, ja hän on työskennellyt niin yritysintegraatioiden kuin laajojen järjestelmähankkeiden parissa.



Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s