Varför det är lönsamt att ha ordning och reda på dokumentationen

EY blog: Varför det är lönsamt att ha ordning och reda på dokumentationen

Som revisor stöter man ofta på företagare som har så fullt upp med att sköta den operativa verksamheten att de inte hinner, eller helt enkelt glömmer att ta hand om företagets pappersarbete på rätt sätt. Ett vanligt misstag är att de tappar bort papper och verifikat, eller glömmer att vidarebefordra dem åt sin bokförare. I mindre företag kan det även vara ovanligt att göra en skriftlig strategisk planering, skriva upp målsättningar, och göra upp budgeter.


Ju sämre det går för företaget, desto sannolikare är det att dokumentationen brister. Det kan förorsaka problem då företaget söker finansiering, eller visa sig förödande vid en konkurs. Det behövs dokumentation även i enmansföretag ifall man i efterskott behöver påvisa varför saker gjorts, och att de gjorts rätt, t.ex. att dividendutdelningen varit lagenlig. I företag med flera ägare är det viktigt att beslut dokumenteras ordentligt så att man i efterhand inte behöver tvista om vad som beslutats, t.ex. gällande delägarnas löner.

En kvalitativ dokumentation kan sist och slutligen upprätthållas med en ganska liten arbetsinsats. För det första bör företagare se till att de har en bra bokföringsbyrå och bokförare. En bra bokförare vågar ställa krav och säga till då företagaren inte uppfyller sin plikt gällande inlämnande av dokument som underlag för bokföringshändelser.

För det andra behövs ett systematiskt arkiveringssystem för avtal, arbetsavtal, protokoll, skattehandlingar och övriga viktiga dokument. I mindre företag är det enklast att ha dokumenten arkiverade i några enstaka mappar. Utöver detta behövs det en attitydförändring hos företagare gällande dokumentering. Detta innebär att de reserverar tid åt dokumentation, även om det måste göras på kvällstid.

Ordning och reda på dokumentationen stöder även den operativa verksamheten eftersom det är lättare att hitta de dokument som behövs oberoende situationen. Skattegranskningen löper smidigare då det är lätt att påvisa transaktioners rörelsetillhörighet; lika så uppskattar även revisorn en god dokumentation eftersom den lagstadgade revisionen är enklare att genomföra.

Om företaget säljs i framtiden kommer köparen att vara intresserad av att gå igenom dokumentation för de senaste redovisningsperioderna. Då är det bra om man via dokumentationen kan se att verksamheten har skötts på ett professionellt sätt. Om man via historiska budgeter kan påvisa att man har kunskap i resultatprognostisering kommer detta att vara till nytta då bolaget skall värderas. Köparen kan därmed lita på de framtida tillväxtsiffror som säljaren uppskattat. I annat fall kommer köparen att se på historiska siffror, vilket ofta leder till ett lägre värde.

Slutligen kan det konstateras att man med en rätt så liten insats oftast kan höja på dokumentations- och arkiveringsnivån i företag avsevärt. Detta är värdefullt för företaget både nu och i framtiden.

Kristian Berg


EY - Kristian BergKristian Berg

email


Kristian Berg är Senior Manager vid EY i Vasa och en erfaren revisor. Kristian har 14-års erfarenhet av att jobba med såväl nationella som internationella företag inom elektronik-, telecom-, och energibranschen. Hans styrkor ligger inom omstrukturering, generationsbyte, samt finansiell planering.



Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s